Bureaux d'études 

Activités & Services

Acodex International S.à r.l. propose une palette de services de conseils et d’études, avec pour objectif de permettre la concrétisation de projets immobiliers dans le respect des standards de qualité, des budgets et des délais prédéfinis, tant au Grand-Duché de Luxembourg qu’en Belgique.

L'équipe du Bureau d'études

Daniel Demesse

Architecte 

Coordinateur Sécurité et Santé

Niv. A (Belgique) agréé ITM Niv. C (Luxembourg)

Project Manager - Quantity Surveyor

Didier Lempereur

Décorateur d'intérieur

Garnisseur

 Études Architecturales

 

Au sein de l’Union Européenne, les modalités d’exercice de la profession d’architecte varient d’un pays à l’autre et ce qui est autorisé dans un un pays ne l’est pas nécessairement dans un autre.

C’est ainsi qu’en Belgique, l’architecte peut également être agent immobilier (pour autant qu’il s’assure que son indépendance soit sauvegardée) et exercer des activités commerciales connexes à sa profession d’architecte (par exemple en décoration intérieure), tandis que ces cumuls sont strictement interdits au Grand-Duché de Luxembourg, où l’architecte ne peut exercer aucune profession immobilière ni aucune activité commerciale (incompatibilités légales).

Au Grand-Duché de Luxembourg, l’architecte et l’ingénieur-conseil bénéficient d’un monopole légal pour la conception des ouvrages et plus particulièrement pour l’introduction du dossier de permis de bâtir auprès des administrations concernées.

Acodex International S.à r.l. étant une agence immobilière, un bureau d’études, une entreprise de décoration intérieure et un studio de photographie, elle ne peut être inscrite à l’Ordre des Architectes et des Ingénieurs-Conseils (OAI) au Luxembourg et ne peut pas assumer les responsabilités de concepteur, c’est-à-dire dresser et introduire des plans de permis de bâtir, ni dresser des plans d’exécution (ces derniers faisant intrinsèquement partie de la mission de conception).

Acodex International S.à r.l. peut toutefois réaliser toutes les études architecturales préalables, les esquisses, les études d’implantation et de volumétrie, ainsi que les premiers avant-projets, sans prise de responsabilité dans la conception proprement dite, mais permettant au Maître de l’Ouvrage de préparer son projet immobilier sans se lier d'emblée avec un cabinet d'architectes.

Modèle d'architecture Esquisser
Plan
 

    Contrôle de l’exécution des travaux

Au Grand-Duché de Luxembourg, si la Loi du 13 décembre 1989 portant organisation des professions d’architecte et d’ingénieur-conseil accorde à ces professionnels un monopole légal pour la conception des ouvrages nécessitant l’obtention d’une autorisation de bâtir, cette loi est muette en ce qui concerne le contrôle de l’exécution des travaux, de même que le Règlement grand-ducal du 17 juin 1992 déterminant la déontologie des architectes et des ingénieurs-conseils, qui n’aborde pas davantage le sujet.

De fait, ce contrôle de l’exécution des travaux n’a jamais été rendu obligatoire, ne fait l’objet d’aucun monopole légal et peut donc être confié à une tierce personne, quelles que soient ses qualifications, à défaut d’être confié à l’architecte ou à l’ingénieur-conseil en charge de  la conception.

Toutefois, pour les projets d’envergure, les compagnies d’assurance qui couvrent les polices « Tous Risques Chantiers » (TRC) exigent généralement un contrôle de l’exécution des travaux par une personne compétente (architecte ou ingénieur de formation), doublé de contrôles techniques spécifiques des gros ouvrages et des menus ouvrages liés aux garanties décennale et biennale, par un Bureau de Contrôle agréé.

Acodex International S.à r.l., forte de l’expérience de son équipe pluridisciplinaire, peut assumer le contrôle qualitatif de l’exécution des travaux au Luxembourg, avec prise de responsabilité décennale, dans le cadre de ses activités de Project Management, à l’exclusion de toute prise de responsabilité dans la conception du projet.

Les techniciens au travail

Ce contrôle qualitatif consiste en la vérification du respect des plans et des détails d’exécution ainsi que des cahiers spéciaux des charges par chaque corps d’état, dans le respect des normes et des règles de l’art.

La mission comprend les tâches suivantes (liste non exhaustive) :

  • Visites régulières du chantier (visites quotidiennes ou hebdomadaires, suivant les nécessités) ;

  • Suggestion de modifications éventuelles en cas de difficulté d’exécution imprévues ou concernant des éléments insuffisamment étudiés en phase de conception ;

  • Organisation et direction de réunions techniques où sont débattus les problèmes rencontrés, ainsi que la rédaction et la diffusion des procès-verbaux de ces réunions aux intervenants concernés ;

  • Participation aux diverses réception des ouvrages ;

  • Etablissement des listes de vices, manquements et malfaçons constatés ainsi que des travaux inachevés ou non réalisés ;

  • Rédaction et communication des procès-verbaux des réception des travaux;

  • Contrôle et vérification de la levée des remarques ;

  • Rapport final au Maître de l’Ouvrage.

Project Management

 

Acodex International S.à r.l. agit en tant que "Project Manager" et dispose d’une connaissance approfondie des différentes phases d’élaboration d’un projet, des techniques de construction et du management d’équipes pluridisciplinaires.

Notre équipe prend en charge la gestion, la programmation et le suivi de l’exécution des travaux de tout type de projet immobilier, depuis les prémices de sa conception jusqu’à l’achèvement complet de sa réalisation.

Les tâches du Project Manager (PM) sont adaptées à la nature et à l’ampleur du projet et sont accomplies en concertation permanente avec le Maître de l’Ouvrage (liste non exhaustive):

PHASE D ’ ÉTUDE PRÉLIMINAIRE

  • Assistance à la mise au point de l’organisation générale du projet ;

  • Réalisation d’études de faisabilité ;

  • Planification des études et des procédures de demandes d’autorisations;

  • Définition des missions, sélection et rédaction des contrats des différents Conseils ;

  • Organisation et suivi des diverses études préliminaires ;

  • Coordination des études et direction des réunions, rédaction et diffusion des procès-verbaux (y compris en phase de conception);

  • Élaboration d’un protocole d’archivage et de diffusion des documents du projet.

PHASE DE CONCEPTION

  • Assistance lors de la définition des besoins  et établissement du programme du projet ;

  • Assistance et conseil dans l’élaboration des choix architecturaux et techniques ;

  • Élaboration d’un planning prévisionnel d’exécution des travaux ;

  • Coordination et supervision des contacts entre les différents intervenants ;

  • Rédaction de notes techniques ou de synthèse facilitant la prise de décision.

PHASE DE SOUMISSION

  • Examen des dossiers de soumission élaborés par les Conseils concepteurs et communication des remarques aux intervenants concernés ;

  • Conseils technico-financiers relatifs aux propositions de spécifications alternatives ;

  • Assistance lors de la mise en soumission du projet ;

  • Assistance lors des négociations avec les entreprises et lors de leur désignation.

PHASE DE CONSTRUCTION

  • Liaison permanente entre la Direction des Travaux et les entreprises ;

  • Visites régulières du chantier en fonction des nécessités ;

  • Organisation et direction des réunions de chantier (rédaction et diffusion de l’ordre du jour,  des procès-verbaux et communication des documents discutés);

  • Examen critique préalable des documents techniques soumis par les entreprises ;

  • Coordination de la diffusion et gestion de l’archivage des informations et des documents ;

  • Organisation de la présentation des échantillons, des maquettes ou locaux témoins ;

  • Assistance lors des négociations techniques et financières en cas de modifications ou d’avenants aux contrats d’entreprises ;

  • Contrôle du respect du planning d’exécution et des dates d’échéances;

  • Contrôle de la levée des remarques du Coordinateur de la Sécurité et de la Santé;

  • En option : contrôle qualitatif de l’exécution des travaux (sans participation à la conception), avec responsabilité décennale (voir l’onglet Contrôle de l’exécution des travaux).

PHASE DE RÉCÉPTION

  • Organisation des différents contrôles de qualité (test d’étanchéité, etc…) ;

  • Coordination des visites préalables à l’agréation des travaux par les organismes agréés par l’ITM et le Ministère de l’Environnement, en vertu de la réglementation applicable ;

  • Organisation des réceptions des ouvrages avec les différents intervenants concernés ;

  • Vérification et coordination des listes de vices, manquements et malfaçons constatés ainsi que des travaux inachevés ou non réalisés ;

  • Rédaction et communication des procès-verbaux des réception des travaux;

  • Contrôle et vérification de la levée des remarques ;

  • Contrôle de la remise des dossiers « As built » par les entreprises ;

  • Contrôle de la remise du Dossier Adapté à l’Ouvrage (DAO) par le Coordinateur de la Sécurité et de la Santé (s’il a été chargé de sa rédaction);

  • Contrôle de la remise des décomptes par le Quantity Surveyor ;

  • Coordination du collationnement de tous les documents du projet et notamment ceux nécessaires à sa gestion future.

Quantity Surveying

 

Acodex International S.à r.l. agit en tant que Quantity Surveyor (Économiste de la construction) et dispose d’une connaissance approfondie des coûts  de la construction et des divers types de contrats d’entreprise.

Notre équipe prend en charge l’administration et la gestion financière et contractuelle du projet depuis l’avant-projet jusqu’à la réception des travaux et la clôture des comptes définitifs.

Les tâches du Quantity Surveyor (QS) sont adaptées à la nature et à l’ampleur du projet et sont accomplies en concertation permanente avec le Maître de l’Ouvrage (liste non exhaustive):

calculatrice

PHASE DE CONCEPTION

  • Estimation des coûts (éconographie) ;

  • Planification des coûts :

 -   Élaboration des estimations budgétaires sur la base des esquisses préliminaires ou de l’avant-projet ;

 - Adaptation des budgets en fonction de l'évolution des plans et des études des autres Conseils, jusqu'en phase d'élaboration des documents d’exécution ;

 -   Etude des courbes des flux financiers mensuels, en montants et en pourcentage.

  • Gestion des coûts :

- Analyse du rapport qualité-prix des éléments constitutifs du projet et recherche des meilleures alternatives plus économiques, à qualité égale ;

- Vérification du respect du budget et des objectifs qualitatifs par l’analyse des plans et l’examen des cahiers spéciaux des charges techniques ;

-  Conseil concernant la gestion des coûts  et participation aux réunions d’études budgétaires.

PHASE DE SOUMISSION

  • Organisation et gestion de la mise en soumission :

-    Etablissement du métré récapitulatif quantitatif par corps d’état ;

-    Rédaction du cahier spécial des charges administratives (conditions contractuelles) et adaptation de celui-ci au type de contrat choisi et aux divers corps d’états ;

-    Préparation des métrés quantitatifs spécifiques aux diverses mises en soumission ;

-    Organisation de la (des) procédure(s) de mise en soumission ;

-    Montage, publication  (marchés publics) ou diffusion (marchés privés) du dossier de soumission.

  • Analyse des soumissions

-    Vérification de la conformité des soumissions reçues avec les procédures établies;

-    Elaboration de tableaux récapitulatifs comparatifs ;

-    Analyse de la solvabilité des soumissionnaires sur des bases probantes ;

-    Rencontre et entretiens avec les différentes entreprises pressenties ou désignées ;

-    Rédaction de rapports récapitulatifs et conseils dans le choix des entreprises.

  • Gestion des contrats et conseil contractuel

-   Rédaction des contrats d’entreprise ou lettres de commandes ;

-   Rencontres et examen des contrats avec les entreprises choisies ;

-   Conseils au Maître de l’Ouvrage en matière contractuelle ;

-   Négociation des conditions financières et des garanties financières exigées. entreprises pressenties ou désignées ;

PHASE DE CONSTRUCTION

  • Contrôle administratif des entreprises contractantes

-   Contrôle de la conformité des entreprises choisies avec les réglementationsapplicables (autorisation d’établissement, TVA, charges sociales, impôts, etc…) ;

-   Assistance au Maître de l’Ouvrage durant les travaux dans l’obtention des renseignements utiles au constat du maintien de la conformité des entreprises.

  • Contrôle administratif en matière d’assurances

-   Contrôle de la conformité contractuelle et de la validité des polices d’assurances de tous les intervenants au projet ainsi que de celles du Maître de l’Ouvrage.

  • Programmation de la trésorerie

-   Etablissement d’un programme de facturation et de paiement basé sur le planning contractuel d’exécution des travaux.

  • Contrôle budgétaire pendant la réalisation des travaux

-   Conseil au Maître de l’Ouvrage en cours de chantier;
-   Évaluation des travaux en cours, sur base des quantités mises en œuvre, en collaboration avec les Conseils concepteurs concernés ;
-   Contrôle quantitatif et financier des options ou propositions de variantes introduites en cours de chantier par les entreprises ;

-   Estimation des incidences des modifications acceptées sur le budget et sur le planning d’exécution.

  • Rapports financiers

​​-   Etablissement d’un rapport financier mensuel : budget autorisé, état des dépenses (base + décomptes), coût anticipé final des travaux et situation du planning ;

-   Communication de tout écart sensible des dépenses par rapport au budget autorisé, afin de permettre au Maître de l’Ouvrage de prendre les mesures pour les résorber.

  • Participation aux réunions de chantier

-   La fréquence de la participation sera fonction de l’ampleur du chantier ;

-   Des réunions spécifiques aux affaires financières du projet peuvent également être organisées, sous la direction du QS, qui en rédigera les procès-verbaux.

  • Contrôle des états d’avancement et des factures

-   Contrôle des états d’avancement mensuels des entreprises et de leurs demandes de paiement (l’approbation qualitative de l’exécution des travaux peut être assurée dans le cadre d’une mission de Project Management) ;

-   Contrôle de la conformité des factures émises par les entreprises ;

-   Etablissement des états de vérification (accords de paiement).

PHASE DE RÉCEPTION

  • Assistance lors des réceptions des travaux

-   Suivant leur type (réceptions provisoires, définitives) et leur nombre (entreprise générale ou corps d’état séparés), en présence du Maître de l’Ouvrage et de ses Conseils, des entrepreneurs, ainsi que des éventuels futurs acquéreurs ou occupants.

  • Etablissement du décompte final des travaux

-   Vérification quantitative des travaux portés en compte par comparaison avec les quantités prévues.

  • Gestion des réclamations et des litiges

-   Assistance au Maître de l’Ouvrage pendant toute la durée contractuelle de la mission.

 

Maîtrise d’Ouvrage Déléguée

Acodex International S.à r.l. agit en tant que Maître de l’Ouvrage Délégué pour des projets immobiliers complexes ou de grande envergure, nécessitant l’appel à de nombreux corps d’état, avec pour principale contrainte le respect impératif de la qualité des ouvrages, des budgets et des délais prédéfinis.

Notre équipe prend en charge la représentation permanente du Maître de l’Ouvrage dans le cadre de la gestion quotidienne du projet, depuis les premières études jusqu’à son complet achèvement, en assumant une partie de ses responsabilités.

Par délégation de pouvoir dûment circonscrite, cette mission peut également inclure le pouvoir d’engager les dépenses décidées. 

Les tâches du Maître de l’Ouvrage Délégué (MOD) sont adaptées à la nature et à l’ampleur du projet, en tenant compte des missions éventuellement confiées à d’autres intervenants (Project Manager, Quantity Surveyor), et sont accomplies en concertation avec le Maître de l’Ouvrage (liste non exhaustive):

PHASES D’ETUDES PRELIMINAIRES ET DE CONCEPTION

 

  • Evaluation des risques du projet (programme, difficultés techniques, budgets, délais);

  • Définition d’un budget maximal ;

  • Elaboration du planning des études et des travaux et définition détaillée des priorités ;

  • Examen et conseils concernant les contrats existants et à venir (maîtrise d’œuvre et entreprises) ;

  • Eventuellement : Organisation et gestion de concours d’architectes et d’ingénieurs ;

  • Coordination et direction des études à réaliser par tous les concepteurs du projet ;

  • Contrôle continu des dossiers (plans, cahiers des charges, demandes d’autorisations, dossiers d’exécution) ;

  • Coordination, programmation et suivi des procédures de demandes d’autorisations requises ;

  • Centralisation des informations, analyse des courriers de tous les intervenants et transmission des réponses appropriées;

  • Conseils dans le choix des solutions techniques et des matériaux ;

  • Organisation et direction des réunions d’études, rédaction et diffusion des procès-verbaux ;

  • Rapports réguliers au Maître de l’Ouvrage (pendant toute la mission).

PHASE DE CONSTRUCTION

  • Coordination et direction des études d’exécution à réaliser par tous les concepteurs du projet (plans et détails d’exécution);

  • Coordination et direction des travaux à réaliser par toutes les entreprises désignées ;

  • Contacts permanents avec toutes les entreprises afin d’optimiser le respect des délais ;

  • Participation aux réunions de chantier en tant que représentant du Maître de l’Ouvrage ;éventuellement : organisation et direction de ces réunions, y inclus la rédaction et la diffusion de l’ordre du jour, des procès-verbaux et la communication des documents discutés); 

  • Contrôle de la bonne exécution de leurs missions par les autres Conseils (architectes, ingénieurs-conseils, project manager, quantity surveyor, bureaux de contrôle, etc…) ;

  • Contrôle du respect des budgets, pour les travaux mis en soumission en cours de chantier ;

  • Contrôle permanent du respect des contrats par tous les intervenants.

PHASE DE SOUMISSION

  • Examen des dossiers de soumission élaborés par les Conseils concepteurset communication des remarques aux intervenants concernés;

  • Conseils techniques relatifs aux propositions de spécifications alternatives ;

  • Assistance lors de la mise en soumission du projet ;

  • Assistance lors des négociations avec les entreprises et lors de leur désignation.

PHASE DE RECEPTION

  • Représentation du Maître de l’Ouvrage lors des diverses réceptions des ouvrages avec les différents intervenants concernés, ainsi que lors des réunions avec les futurs acquéreurs ou occupants ;

  • Vérification et approbation(et éventuellement rédaction) des listes de vices, manquements et malfaçons constatés ainsi que des travaux inachevés ou non réalisés ;

  • Vérification et approbation (et éventuellement rédaction) des procès-verbaux des réceptions des travaux;

  • Contrôle et vérification de la levée des remarques ;

  • Contrôle de la remise des dossiers « As built » par les entreprises ;

  • Contrôle de la remise du Dossier Adapté à l’Ouvrage (DAO) par le Coordinateur de la Sécurité et de la Santé (s’il a été chargé de sa rédaction);

  • Contrôle de la remise des décomptes par le Quantity Surveyor ;

  • Coordination du collationnement de tous les documents du projet et notamment ceux nécessaires à sa gestion future.

Coordination de la Sécurité et de la Santé

 

Acodex International S.à r.l. agit en tant que Coordinateur de la Sécurité et de la Santé sur les chantiers temporaires ou mobiles en Belgique et au Grand-Duché de Luxembourg, tant en phase de conception (« Coordination-projet ») qu’en phase de construction (« Coordination-réalisation »).

Les missions de coordination-projet et de coordination-réalisation peuvent être exercées distinctement (mission partielle) ou successivement (mission complète).

La mission du Coordinateur de la Sécurité et de la Santé (CSS) débute dès la signature de la convention et a pour but la prévention des accidents et la coordination des mesures de sécurité et de santé à prendre en compte par le Maître de l’Ouvrage, par l’application des principes généraux de prévention sur le chantier concerné, conformément à la législation applicable dans le pays où se trouve le chantier.

Sa mission comprend les prestations de services suivantes :

PHASE DE CONCEPTION – MISSION DE COORDINATION-PROJET

 

  • Coordination de la mise en œuvre des principes généraux de prévention en matière de sécurité et de santé :

– lors des choix architecturaux, techniques et/ou organisationnels afin de planifier les différents travaux ou phases de travail qui se déroulent simultanément ou successivement ;

–     lors de la prévision de la durée impartie à la réalisation de ces différents travaux ou phases de travail.

  • Etablissement d’un « Plan Général de Sécurité et de Santé » (PGSS, au Luxembourg) ou « Plan de Sécurité et de Santé » (PSS, en Belgique):

- en incluant l’analyse des risques induits par les travaux réalisés en coactivité ;

-   en prévoyant des mesures spécifiquesconcernant les risques particuliers listés par les textes légaux régissant la profession ;

  • Etablissement d’un « Dossier adapté aux caractéristiques de l’ouvrage »  (DAO, au Luxembourg) ou « Dossier d’intervention ultérieure » (DIU, en Belgique) :

-     reprenant les éléments utiles en matière de sécurité et de santé à prendre en compte lors d’éventuels travaux ultérieurs ;

  • Ouverture d’un « Journal de Coordination » (JC) :

-   reprenant l’ensemble des documents tenus par le(s) coordinateur(s) et les données et annotations concernant la coordination et les événements survenus sur le chantier.

Working Together on Project

PHASE DE CONSTRUCTION – MISSION DE COORDINATION-RÉALISATION

  • Coordination de la mise en œuvre des principes généraux de prévention et de sécurité :

–     lors des choix techniques et/ou organisationnels afin de planifier les différents travaux ou phases de travail qui se déroulent simultanément ou successivement ;

–     lors de la prévision de la durée impartie à la réalisation de ces différents travaux ou phases de travail.

  • Coordination de la mise en œuvre des dispositions pertinentes, afin d’assurer que les employeurs et les indépendants :

–   mettent en œuvre de façon cohérente les principes généraux de prévention;

–   appliquent, lorsqu’il est requis, le Plan Général de Sécurité et de Santé.

  • Visites régulières du chantier, rédaction et diffusion des procès-verbaux y afférents, dans lesquels sont mentionnés :

-    les manquements des intervenants par rapport aux principes généraux de préventions et par rapport aux dispositions prises dans le plan général de sécurité et de santé;

  • Adaptations éventuelles du Plan Général de Sécurité et de Santé et du Dossier adapté aux caractéristiques de l’ouvrage :

-    en fonction de l’évolution des travaux et des modifications éventuelles intervenues, ainsi qu’en fonction des informations supplémentaires contenues dans les Plans Particuliers de Sécurité et de Santé (PPSS) des entreprises;

  • Organisation entre les employeurs, y compris ceux qui se succèdent sur le chantier, de la coopération et de la coordination des activités :

-    en vue de la  protection des travailleurs et de la prévention des accidents et des risques professionnels d’atteinte à la santé, ainsi que leur information mutuelle ;

  • Coordination de la surveillance de l’application correcte des procédures de travail;

  • Veiller à ce que les mesures nécessaires soient prises pour que seules les personnes autorisées puissent accéder au chantier ;

  • Remise du Journal de Coordination et du Dossier adapté aux caractéristiques de l’ouvrage au Maître de l’Ouvrage en fin de chantier.